La Gestión del Conocimiento

“una economía donde la única certeza es la incertidumbre, la única fuente restante de ventajas competitivas es el conocimiento.” Ikujiro Nonaka,

importancia del conocimiento y sus limitaciones

En la actualidad, el conocimiento se reconoce como un recurso del negocio tan importante junto al tiempo, al dinero y a la gente. No obstante, el rápido crecimiento de la “Sociedad de la información” ha llevado a una cantidad “ingestionable” de conocimiento que está disponible. Las personas recurren a las herramientas como “Google” y el botón de búsqueda en su navegador para conseguir la información que necesitan y entonces se enfrentan a un volumen de conocimiento inmanejable.

La gestión del conocimiento es esencialmente un asunto de las personas.

Algunos piensan erróneamente que gestionar el conocimiento es un asunto de tecnología de la información. Pero decir que la gestión del conocimiento es un asunto de la tecnología de la información es afirmar que las mentes de nuestra gente no contienen conocimiento alguno.

La Información y el Conocimiento son esencialmente creaciones humanas y nunca seremos capaces de gestionarlos eficazmente si no tomamos en consideración que las personas juegan un rol clave en este escenario. Ellas y su experiencia son el fundamento del conocimiento organizacional. Capturing and sharing such experience and knowledge can generate synergies leading to the creation of new or updated organizational knowledge. Capturar y compartir esa experiencia y conocimiento puede generar sinergias que conduzcan a la creación de conocimiento de la organización nuevo o actualizado.

Por lo anterior, una parte fundamental de las estrategias de la “gestión del conocimiento” es establecer un balance entre la gente y la tecnología para el almacenamiento de la información.

Según los especialistas en la gestión del conocimiento, cada año una organización duplica el banco de información y crea el reto de almacenar, indexar y volver accesibles y útiles todos estos datos. No obstante, una gran cantidad de información almacenada no tiene valor alguno si no se convierte en conocimiento, y eso sólo se puede lograr mediante las personas.

Aprovechando el conocimiento

Todo salto creativo y original necesariamente viene apalancado, en alguna medida, por el legado histórico del conocimiento humano, acumulativo y en continua expansión. El filósofo francés Pierre Levy, uno de los principales estudiosos de la llamada Era de la Información, dice que hoy el conocimiento está en las manos de la gente que aprende, trasmite y produce conocimientos de manera cooperativa en su actividad diaria. Y señala que cuando la información se transmite de una persona a otra, esta no se pierde, y que cuando se utiliza esta información, no se destruye.

El conocimiento es acumulativo, y ningún hombre, no importa lo brillante que sea, puede desarrollar su pensamiento al margen del saber colectivo. Las comunidades de práctica son una herramienta fundamental de la gestión del conocimiento y vitales para la innovación.

Las organizaciones deben aprovechar y utilizar plenamente la capacidad intelectual, creativa y la experiencia de todas las personas que la integran. Los individuos exitosos aplican su conocimiento de tal manera que cree valor para sí mismos y para otros. Su conocimiento fluye hacia fuera de ellos de tal manera que haga una “diferencia”. Ellos son “competentes” y se colocan sólidamente a fin de crear valor para la organización donde laboran.

La Dirección de la organización debería facilitar entonces y promover la participación de las personas en la gestión del conocimiento, y éstas a su vez deberían poner lo mejor de sí para el éxito de la organización, ya que de esto depende mantener sus puestos de trabajo, así como su futuro y sus posibilidades de crecimiento y de desarrollo personal y laboral.

¿Cómo se adquiere el conocimiento para afrontar los cambios?

La gente no trabaja con el conocimiento listo. La gente construye su propio conocimiento, según sus propias necesidades y las de la organización.

Se pueden reconocer dos tipos de conocimiento en una organización:

  • Conocimiento tácito: Aquel que se encuentra dentro del individuo producto de su aprendizaje personal y de su experiencia.
  • Conocimiento explícito: Aquél que se ha documentado para que pueda ser utilizado por todos en la organización.

Para la gestión del conocimiento, existen dos estrategias primarias basadas en el balance entre la tecnología y las personas. Este balance debería depender si:

  • La organización crea productos o las soluciones con la reutilización de una base de conocimiento explícito;
  • la organización proporciona productos de clientes o soluciones únicas a través de la innovación compartiendo el conocimiento tácito de las personas.

El modelo de Nonaka y Takeuchi muestra cómo el conocimiento se desarrolla en cuatro etapas:

1. El primer paso en el proceso implica la transferencia del conocimiento tácito entre dos personas. Desde cuando le enseñaron cómo montar una bicicleta o a tener lecciones de un profesional del golf, usted aprende los misterios ocultos, usted es personalmente coached”;

2. Mientras que las organizaciones han crecido el cociente de mentores disponibles se han reducido y así ha llegado a ser importante el aprendizaje de grupo. El más antiguo y mejor ejemplo registrado de aprendizaje de grupo fue Aristóteles que enseñaba a Alejandro Magno y a sus contemporáneos. Una característica fundamental para que este proceso tenga éxito es el “diálogo”. El conocimiento también se documenta durante este proceso y pasa de “Tácito” a “explícito”.

3. Como las bases de conocimientos en el mundo han crecido exponencialmente en la década pasada ha llegado a ser necesario almacenar conocimiento explícito de una manera que puede ser obtenida fácilmente. La vieja profesión del “librero” ha adquirido un nuevo significado total. Esta “gestión del contenido” es un subconjunto de la gestión del conocimiento;

4. El conocimiento explícito se debe almacenar de una manera tal que le permita crear valor. Los problemas de base son el método por el cual se registra el conocimiento explícito y luego, el método por el cual se almacena el conocimiento explícito. El objetivo en esta última etapa es que las personas puedan recuperar ellas mismas el conocimiento explícito y hacerlo tácito. Raramente, esto sucede con éxito. Es como si se esperara volverse un buen golfista solo leyendo los libros de golf.

“A pesar de que es difícil conocer verdades que no estén basadas exclusivamente en aquello que hayamos experimentado por conocimiento directo, aún podemos adquirir conocimiento por la descripción de las cosas que nunca hemos experimentado, y dado el limitado alcance de nuestra experiencia inmediata, este resultado es vital.”

Las herramientas para la generación, el mantenimiento y la distribución del conocimiento de la organización pueden incluir también intranet, bibliotecas, sesiones de sensibilización, boletines, etc.

La gestión del conocimiento como un requisito del sistema de gestión de calidad

La norma ISO 9001:2015 le pide a la organización que considere cómo determinar y gestionar el conocimiento de la organización para salvaguardar dichos conocimientos que son requeridos para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios, tomando en cuenta sus necesidades actuales y futuras.

La organización también debería fomentar la adquisición del conocimiento sobre la base de las nuevas necesidades y tendencias. La “gestión del conocimiento” pregunta:

  • ¿Qué conocimiento tenemos?
  • ¿Qué conocimiento necesitamos?
  • ¿Cómo podemos conseguir ese conocimiento que necesitamos?

Para la determinación y el mantenimiento del conocimiento de la organización, ésta debería considerar:

a) aprender de los errores, las situaciones cercanas al éxito o al fracaso;

b) la recopilación de conocimientos de los clientes, proveedores y socios;

c)  la captura de conocimiento (tácito y explícito) que existe dentro de la organización, por ejemplo, a través de la formación (mentoring), la planificación de la sucesión;

d) la evaluación comparativa frente a los competidores (bench-marking);

e) el intercambio de conocimientos de la organización con las partes interesadas pertinentes, para asegurar la sostenibilidad de la organización;

f) la actualización del conocimiento organizacional necesario en función del resultado de las mejoras.

La gestión del conocimiento y el aprendizaje

La gestión del conocimiento es más que solo el flujo, el almacenamiento y la recuperación de la información. Es también el aprendizaje y el crecimiento del conocimiento de la organización, así como la aplicación de ese conocimiento para crear valor, por tanto es esencial que la gestión del conocimiento desarrolle el flujo de información en función de apoyar el aprendizaje dentro de la organización.

El aprendizaje es el proceso de adquirir conocimiento, actitudes y/o habilidades derivados del estudio, de la instrucción o de la experiencia. Puede aplicarse a un individuo o a una organización de forma colectiva. Comienza con el aprendizaje individual, lo cual puede llevar al aprendizaje de la organización.

Reflexiones finales

La capacidad de una organización para aprender la hace más competitiva. Las organizaciones deben ser competentes para ser competitivas.

A fin de obtener el flujo de información y el conocimiento necesarios para convertirse en una organización de aprendizaje, los procesos de la organización necesitan juntarse en un sistema de gestión.

La mejora necesita también del aprendizaje continuo y la participación activa de todas las personas.

La organización que aprende se centra en mejorar sus sistemas para aumentar continuamente su capacidad de mejorar su desempeño. En otras palabras, para que sea realmente útil, el aprendizaje de la organización debe dar lugar a un cambio en el desempeño de la organización, superior a su desempeño anterior.

“En la era de la globalización y la informatización sólo se tendrá espacio para todo aquel que sepa exactamente lo que quiere lograr y utilizar toda su inteligencia e innovación para descubrir nuevos caminos.”

Referencias

Gestión del conocimiento – La visión de Ikujiro Nonaka.

http://www.arriagaasociados.com/2011/07/gestion-del-conocimiento-la-vision-de-ikujiro-nonaka-del-caos-al-concepto-de-la-empresa-creadora-de-conocimiento/

Las personas: Un camino hacia el éxito

http://nolimitsquality.blogspot.com/2010_09_01_archive.html

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