¿Cuál es la diferencia entre un procedimiento y una instrucción de trabajo?

Esta pregunta me la han hecho con cierta frecuencia en cursos y talleres sobre la documentación de los sistemas de gestión, y la respuesta tiene que ver con las definiciones que se dan en las normas ISO de sistemas de gestión a este respecto. Veamos:

La definición de procedimiento en ISO 9000:2015 se encuentra en el apartado 3.4.5 donde se establece que un procedimiento es la “forma especificada de llevar a cabo un proceso o actividad”, y en la nota se aclara que el procedimiento puede estar documentado o no. La norma mencionada no tiene definición establecida para instrucción de trabajo.

Por otro lado, la definición 3.8.5, ISO 9000:2015, define un documento como: “Información y el medio en el cual está contenida”. Adicionalmente, en la definición 3.8.7 (ISO 9000:2015) se define especificación como un “documento que establece requisitos”; y entre estos documentos están los procedimientos y las instrucciones de trabajo.

La organización está compuesta por procesos y los procesos incluyen actividades y tareas. Por lo general, un procedimiento describe el proceso, y las instrucciones de trabajo son procedimientos enfocados en describir la forma cómo se llevan a cabo algunas de las actividades y tareas que según las necesidades y por su naturaleza (ser actividades críticas o con cierto grado de complejidad) requieren que se hagan de una forma especificada.

Dado que no existe una definición en la nueva versión de la norma ISO 9000 respecto a las instrucciones de trabajo, podemos acudir al informe técnico ISO 10013, donde encontramos la siguiente definición:

Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas.”. Al igual que los procedimientos, las instrucciones de trabajo pueden estar o no documentadas.

Además de las descripciones detalladas, las instrucciones de trabajo pueden incluir: diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas técnicas incorporadas dentro del dibujo, especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores.

FUENTE: COVENIN – ISO TR 10013:2002. Directrices para la Documentación de Sistema de Gestión de la Calidad) (1era. Revisión) “

Las instrucciones de trabajos son a menudo referenciadas a procedimientos más amplios ya que no tienen un objetivo específico o utilidad por sí solos.

Como podemos observar, toda instrucción de trabajo es un procedimiento, pero no todo procedimiento es una Instrucción de trabajo.

En el área de la calidad las instrucciones de trabajo más frecuente son por ejemplo, los métodos de inspección y ensayo, muestreo, llenado de formularios, presentación de informes, entre otras actividades.

Por último, una instrucción de trabajo, también es un procedimiento en el fondo, de ahí que a veces se dificulta su diferenciación, pero en definitiva no es tan importante identificar estos documentos como uno o como otro dentro de la Información documentada de cada proceso.

Para ampliar este tema, pueden contactarme por:

jmsarmiento@calidadprimero.com

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