QUALITYPS Nro. 100. Sistemas de Gestión

  • Las organizaciones comparten muchas características con los seres humanos como un organismo social vivo y que aprende. Este organismo consta de sistemas, procesos y actividades que interactúan para adaptarse al contexto donde opera.
  • Un sistema de gestión formal proporciona un marco de referencia para planificar, operar, realizar el seguimiento y mejorar el desempeño de las actividades de gestión de la organización.
  • Un sistema se puede definir como: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en un contexto dado y con un propósito definido. Cuando este propósito es dirigir y controlar una organización, estamos en presencia de un sistema de gestión.
  • Mediante las actividades que comprende un sistema de gestión, la organización puede identificar sus objetivos y determinar los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados.
  • La gestión de una organización es llevada a cabo por las personas a través de sus acciones y decisiones. Estas pueden incluir el establecimiento de políticas y objetivos, así como la planificación, operación y control de los procesos requeridos para lograr estos objetivos.
  • Los elementos del sistema de gestión establecen la estructura de la organización, las políticas, los objetivos, los procesos, las prácticas, los roles y las responsabilidades para la planificación, la operación y el control de la gestión. También se toma en cuenta el contexto donde el sistema opera, incluyendo los aspectos sociales y culturales.
  • A través del sistema de gestión, la organización gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieren para proporcionar valor y realizar los resultados para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes-
  • Una organización puede lograr el éxito sostenido implementando y manteniendo un sistema de gestión que esté diseñado para mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas.
  • Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas, como la gestión de la calidad, la gestión financiera o la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y salud laboral entre otras.
  • Para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. El principio “Enfoque de sistemas para la gestión” enunciado en ISO 9000:2008 establece que: Identificar, entender y gestionar los diversos procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia y la eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.
  • El modelo de sistema de gestión de una organización debería reconocer que no todos los sistemas, procesos y actividades pueden estar predeterminados, por lo tanto dicho modelo necesita ser flexible y adaptable para actuar dentro de las complejidades del contexto de la organización, y lograr así su sostenibilidad en el tiempo.
  • Un sistema de gestión debería ser un sistema dinámico que evolucione en el tiempo para adaptarse a las necesidades y asegurar la sostenibilidad en relación con el contexto variante de la organización.
  • El alcance del sistema de gestión describe los procesos, los productos y/o servicios y los sitios, departamentos, divisiones, etc. a los cuales la organización aplica dicho sistema de manera formal.
  • El alcance de un sistema de gestión se establece mediante la determinación de los límites y la aplicabilidad de dicho sistema. Este puede abarcar la totalidad de la organización, funciones y secciones específicas e identificadas de la misma, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones.
  • Aunque con frecuencia parezca que consta de procesos similares a otras organizaciones, el sistema de gestión es único para cada organización.
  • La organización tiene procesos que pueden identificarse, medirse y mejorarse. En un sistema de gestión, estos procesos interactúan para proporcionar resultados coherentes con los objetivos de la organización y cruzan fronteras funcionales.
  • Las normas ISO de sistemas de gestión pueden utilizarse para ayudar a la organización a desarrollar sistemas de gestión cohesionados.
  • El sistema de gestión no necesita ser complicado; más bien es necesario que refleje de manera precisa las necesidades de la organización. Al desarrollar el sistema, los conceptos, principios, requisitos y directrices en las normas internacionales ISO para los sistemas de gestión pueden proporcionar una valiosa orientación.
  • A partir de 2015, toda nueva norma ISO de sistemas de gestión se desarrollará según el esquema del Anexo SL de las directivas de ISO Parte 1. Este anexo proporciona una estructura de alto nivel sobre la cual se basa la normalización de los sistemas de gestión. Esto facilitará la integración y la certificación de varios sistemas de gestión por parte de una organización.
  • Los procesos de la organización necesitan juntarse en un sistema de gestión a fin de obtener el flujo de información necesario para el aprendizaje y el crecimiento del conocimiento de la organización, así como para la aplicación de ese conocimiento a fin de crear valor.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
Agosto 2016

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