QUALITYPS Nro. 90. La gestión del cambio y la integridad del sistema de gestión

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La gestión y control de los cambios se ha convertido en un requisito básico para el SGC de la organización. El Cambio es considerado en ISO 9001:2015 en los apartados 6.3 Planificación de los cambios, 8.1 planificación y control operacional, 8.3.6 Cambios en el diseño y desarrollo y 8.5.6 Control de los cambios. Otras referencias para los cambios se encuentran en LOS APARTADOS 4.4, 5.3, 9.2, 9.3, 10.2.

Una vez que la organización haya identificado su contexto, así como las partes interesadas pertinentes, y luego identificado los procesos que apoyan esta vinculación, abordar cambios se convierte en un componente cada vez más importante del éxito continuo.

Se pretende que los cambios sean beneficiosos para la organización y es necesario llevarlos a cabo según ésta lo determine, tomando en cuenta la consideración de los riesgos y oportunidades que surjan.

Una vez que se determinan los procesos, una organización tendrá que identificar los riesgos y las oportunidades asociados a estos procesos y, para lograr los beneficios derivados de considerar estos riesgos y oportunidades, puede ser necesario realizar cambios que pueden estar relacionados con cualquier elemento del proceso, tales como elementos de entrada, recursos, personas, actividades, controles, mediciones, resultados, etc.

Algunos cambios necesitan ser gestionados cuidadosamente, mientras otros pueden ser ignorados. La organización debería abordar algún método para darle prioridad a los cambios, el cual debería considerar entre otros, las consecuencias del cambio y su probabilidad, el impacto sobre las partes interesadas, el impacto sobre el logro de los objetivos de calidad y la eficacia del SGC.

Antes de hacer un cambio, la organización debería considerar las consecuencias no deseadas y después de realizarlo, la organización debería realizar seguimiento al mismo para determinar su eficacia e identificar cualquier problema adicional que pudiera surgir.

En el apartado 6.3. Planificación de los cambios se afirma:

“Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada y sistemática (véase 4.4). La organización debe considerar: 

  • el propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias
  • la integridad del sistema de gestión de la calidad
  • la disponibilidad de recursos
  • la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.”

Dado que los objetivos cambian con el tiempo, la planificación de los cambios puede ser una actividad continua dentro de la organización. Los cambios también pueden generarse a partir de la revisión por la Dirección como consecuencia de la revisión de los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas y otros mecanismos de evaluación.

La integridad del sistema de gestión se refiere a la conveniencia, adecuación y eficacia continuas de dicho sistema. Mantener la integridad del SGC fue un requisito en la versión ISO 9001:2008, Y CONTINÚA SIÉNDOLO EN LA VERSIÓN ACTUAL.

El apartado 6.3 exige que se gestionen los recursos de tal forma que se asegure que el SGC MANTENGA SU EFICACIA durante LA IMPLEMENTACIÓN DE los cambios, y después que éstos hayan sido realizados.

La capacidad de realizar un cambio en una organización está influenciada por las actitudes y los comportamientos de quienes estén afectados por el cambio, por tanto, para que esta gestión sea eficaz, debemos investigar y entender estas actitudes, las cuales a menudo se desarrollan según los valores de las personas y por las influencias generadas por su interacción con el entorno donde se desenvuelven.

El grado en el cual las actitudes de las personas afectan su comportamiento ante los cambios depende de las actitudes subyacentes en relación con la acción o el comportamiento específico y la influencia relativa de factores tales como incentivos, barreras, información y conciencia sobre diversas opciones o líneas de conducta.

La gestión del cambio permite a una organización predecir las cuestiones claves y las barreras para acelerar el cambio y para reducir al mínimo la pérdida de la integridad del SGC debido a la implementación de dichos cambios.

El proceso de determinar si la organización está lista para el cambio se centra en la identificación de las barreras para las iniciativas de cambio, así como los aspectos de la organización en los cuales se puede apoyar para acelerar el cambio exitosamente.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento

Octubre 2015

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