Presentando Información a la Gerencia.

Versión original disponible en:  Quality Digest

Una tarea crítica raramente mencionada, es la habilidad para brindar información bien presentada a la Gerencia. Casi he escrito “Datos”, pero esto probablemente sería incorrecto. Lo más probable es que usted no esté llevando una presentación para mostrar datos a la alta dirección; Usted está presentando datos que han sido convertidos en información.

Debería haber una narrativa subyacente basada en hechos, para presentar a la alta dirección. Conducir una presentación es más que sólo lanzar viñetas sobre una diapositiva y leerlas. Debe contar una historia, con un claro comienzo y un final. Por ejemplo, puede contar la historia de como la organización lanzó un producto antes de estar listo para ser llevado al mercado. Aquí, se puede explicar las pruebas realizadas y por qué el producto fue liberado antes de estar plenamente evaluado. Esta narrativa puede llevarnos a la situación actual, incluyendo la descripción de una “tasa de fracaso del 4%” relacionada con que el “Cliente X” amenaza con comprar en otro lugar. Esto debería llevarnos a continuación a las acciones actuales, seguidas de la solución o soluciones potenciales, si están disponibles.

Los gráficos e ilustraciones pueden ser también muy útiles. Por ejemplo, una ilustración o fotografía puede resultar conveniente cuando se habla de un fallo de la calidad. Deje que las ilustraciones hablen por Ud. Esto no significa simplemente lanzar juntas un par de fotos; Seleccione ilustraciones y gráficos que apoyen la narración.

El etiquetado adecuado, es esencial cuando se utilizan ilustraciones. Asegúrese de etiquetar tanto el eje X como el Y, si usted está mostrando un gráfico. Trate de anticiparse a las preguntas y adaptar su ilustración a responder a las mismas para que no necesiten ser hechas. Por ejemplo, describir unidades o plazos específicos para que nadie tenga que preguntar. Pueden ser necesarios detalles adicionales si usted está presentando algo con lo que la gerencia no está familiarizada. La presentación de un gráfico SPC (Control estadístico de procesos. N del T) a un gerente de mercadeo, puede requerir explicar no sólo la información contenida, si no también el concepto de SPC. En tal situación, una explicación muy breve, utilizando una o dos viñetas, puede ser necesaria. El gráfico SPC se debe interpretar para el público. Un director de calidad debe ser capaz de interpretarlo rápidamente, pero la conclusión obvia puede no ser tan obvia para el gerente de mercadeo

Una presentación debe ser proporcionada para las conferencias telefónicas, incluso cuando no hay gráficos o ilustraciones para presentar. De lo contrario, los asistentes pueden quedar mirando una pantalla en blanco, o peor aún, leer su correo electrónico y dejar de prestar atención.

Una presentación puede tener buena apariencia, pero su contenido es lo que importa. El contenido debe ser breve, pero con el suficiente detalle para comunicar el mensaje. Información adicional e incluso datos, se pueden proporcionar en forma de un anexo, el cual debe contener lo suficiente para ayudar a responder preguntas que van más allá del cuerpo principal de la presentación. El soporte de las cantidades enviadas a cada cliente y el número de unidades fallas o reclamos por cada uno, puede resultar útil si se añade en un anexo.

El presentador debe entender a fondo la presentación. Perderse en su propia presentación, no puede terminar bien. Sin embargo, conocer la presentación bien no es suficiente. Esté preparado para responder a preguntas sobre la información contenida en la presentación. Para ello, es fundamental entender los detalles más profundos de lo que usted está presentando. Si usted dice que algo sucedió, lo más probable es que alguien va a querer saber por qué sucedió. El no responder a una pregunta, puede llevar la conversación más allá de su bien preparada presentación y puede conducir a dificultades adicionales para responder preguntas.

Captura de pantalla de 2015-06-23 04:50:45

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