De los registros al análisis de datos. (Parte I)

Con lo que voy a describir a continuación no pretendo generalizar , si no dar algunos ejemplos de situaciones con las que me he topado en el camino, en una cantidad considerable de oportunidades, sobre como se usan los registros en algunas organizaciones.

Caso 1. Llevar registros molesta. Se está presentando una falla repetitiva en un producto y un operador con experiencia dice que se debe a una condición de proceso, otro operador que se debe a una diferente y un tercero dice que no se puede saber por que hay muchas “cosas” que pueden influir. Pregunta: ¿Donde están los registros de las condiciones de operación y de los resultados de evaluación del producto bajo esas condiciones?. Respuesta: Eso no se lleva, imagínese, si además de controlar el proceso, vamos a estar escribiendo.

Caso 2. Tenemos formatos para llevar todos los registros. Nosotros (los creadores de formatos) nos tomamos el trabajo de hacer todos los formatos necesarios, pero los operadores no los llenan o colocan cualquier información para salir del paso. El operador contesta: Ese formato no es práctico, casi ni se lee y el espacio para escribir es muy pequeño. En estos casos a veces vemos información anotada en cualquier parte de la página, por que el operador la considera importante y no hay casillas para llenarla.

Caso 3. Acá registramos todo. Nosotros llevamos estas hojas donde se anota hasta el mas mínimo detalle de lo que va ocurriendo en el proceso, luego esas hojas se almacenan en una carpeta (o se transcriben en un archivo). Pregunta: ¿como analizan esa información luego?. Respuesta: En la carpeta queda todo por si hay que consultarlo.

Podría extenderme con más situaciones, pero quiero llamar la atención a algunos puntos que son básicos:

  • Los registros deben llevarse.
  • Lo anterior es válido siempre que generen información que sea relevante coherente y no repetitiva. Para elaborar un buen formulario, es necesario consultar a los involucrados que conocen el proceso y hacer una prueba piloto con el mismo para verificar que realmente es práctico para quien va a llenarlo y para quien va a revisar la información. El formato debe adaptarse al proceso y no el proceso a él. Debe ayudar, no entorpecer.
  • El registro es una herramienta, solo son datos sin significado. Archivarlos sin analizarlos es igual a no tenerlos. Para convertirlos en información relevante para la toma de decisiones, es necesario verificar tendencias, buscar patrones de comportamiento, relacionar unas variables con otras. En otras palabras, usar herramientas estadísticas para el análisis de datos.

Sobre esto hablaremos en otro post.

Rosalinda Lozano

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Ingeniero de materiales opción polímeros y Especialista en Gerencia de Sistemas de la Calidad y control Estadístico de Procesos y Experta en procesos e-learning. Con más de 25 años de experiencia en el área operacional, dirección de laboratorios de ensayos y como asesor técnico de diferentes tipos de industrias en el área de sistemas de gestión y mejora de procesos

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