Qualityps Nro. 71. El comité de Calidad

Una de las formas más eficaces para establecer, implementar, documentar y mantener actualizado un sistema de gestión de calidad tal como exige ISO 9001.2008 es la conformación de Comités a todo nivel dentro de la estructura del sistema de gestión de calidad, y que esté diseñado para la revisión periódica de los procesos y del mismo sistema.

Aunque en realidad la Norma ISO 9001:2008no exige específicamente la creación de Comités de Calidad, se ha demostrado que éstos son esenciales para la sensibilización y la formación del equipo, departamento, o proceso donde se aplique, en la comprensión del sistema de gestión y, a su vez, se obtiene un mejor resultado.

La necesidad de CREAR comités de calidad en una organización va a depender del tipo y tamaño de la organización, de su cultura y de los recursos disponibles. Un comité de calidad bien gestionado y respaldado por el compromiso de la Alta Dirección, facilita las actividades del responsable por la implementación y operación del Sistema, y propicia la aplicación de los principios de la gestión de calidad.
A fin de seleccionar la estructura más adecuada para el Comité, es necesario definir claramente el objetivo que se persigue. La estructura se debería adecuar a las necesidades de la organización, a su tamaño y a su cultura, y además, debe permitir que se aproveche al máximo los recursos disponibles.

En Organizaciones muy pequeñas, donde todos hacen de todo y las revisiones por la Dirección se realizan apenas una vez al año, y por lo general no se realizan reuniones de Coordinación, un comité de Calidad aportaría muy poco y podría consumir tiempo y recursos de una pequeña plantilla.

En su conformación, el comité de calidad debería incluir en primer lugar a quienes dirigen la organización, y también a aquellas personas que sean responsables de los procesos clave, en otras palabras, aquellos que intervienen en la cadena de valor.

Al estar integrados los comités de calidad por los responsables de los procesos y por las autoridades, se le da vía libre a las actividades que necesitan realizarse, de forma más expedita y eficaz.

En el caso de empresas pequeñas y medianas, puede que no sea tan necesario un comité. Más bien, podría ser útil realizar reuniones donde intervengan la propia dirección, los mandos intermedios y el responsable del sistema. También, se pueden establecer mecanismos de colaboración de los mandos con el responsable de calidad, como por ejemplo, trabajo en redes Networking. Esta colaboración puede ser rotativa entre las distintas áreas, de tal forma que se implique al personal, aunque no se les obligue a integrar un equipo formalmente establecido.

El comité de calidad será útil en la medida que lo integren personas de todas las áreas. No se necesita un pelotón, sería suficiente aplicar el principio 80-20, es decir, seleccionar al 20% de las personas que intervienen en los procesos que impactan en el 80% de los resultados de la organización.

Desarrollar el trabajo mediante comités puede hacer que el Sistema de gestión de Calidad sea más participativo, fomentando el trabajo en equipo y la comunicación interna. De ahí se puede llegar a soluciones compartidas y, si es posible, consensuadas.

Los Comités de Calidad son herramientas que se identifican como parte integral de la dinámica de la empresa y sus reuniones deberían incorporarse como parte de la agenda en las actividades de las personas que integran la organización en sus diversos sectores.

En las reuniones de los comités de calidad deberían participar, además de sus integrantes, las personas involucradas en los procesos sujetos a revisión, quienes pueden ser convocados en función de los temas a tratar y el grado de implicación que puedan tener.

Si se quiere mantener en el tiempo los Comités de Calidad y la participación de algunos miembros de la Alta Dirección, las reuniones deberían ser breves y concisas, así como respetar el orden del día y, sobre todo, el tiempo establecido para su realización.

Los comités de calidad deberían tratar aquellas situaciones donde la decisión de implementar las mejoras sobrepase el marco de responsabilidades del Líder del proceso. De esta manera, éstas pueden estudiarse en función de lo que está en juego por parte de la Organización y en función de los riesgos financieros, tecnológicos y sociales que sean aceptables

Si el Comité ha sido establecido como un elemento del SGC dentro del Manual de Calidad, debería haber una evidencia de su funcionamiento, (como por ejemplo, registros) según se establezca. Si no lo está, no es necesario generar tales evidencias.
En organizaciones maduras, el comité de calidad debería convertirse en una forma de gestión compartida. De esa manera se pueden transmitir los valores empresariales y de responsabilidad social corporativa, como salud laboral, transparencia y ética, eficiencia, sostenibilidad y medioambiente, entre otros.

El Comité de Calidad no depende de la cantidad de integrantes que posea, o la cantidad de reuniones mensuales que realice, sino del impacto de los integrantes de este comité dentro de la estructura organizacional, la eficacia de sus decisiones y el compromiso de la alta dirección.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
Marzo 2014

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