Qualityps Nro. 62. ¿Cómo iniciar la implementación de un sistema de gestión de calidad que cumpla con los requisitos de iso 9001:2008?

Antes de comenzar a implementar un sistema de gestión de calidad de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001:2008, se deberían formular los propósitos de la organización para proporcionarle a ésta una unidad de propósito y una orientación clara. Por lo general, estos propósitos los establecen quienes dirigen la organización, a través de la declaración de la Misión y de la declaración de Visión, y de los objetivos estratégicos a largo plazo.

Implementar un sistema de gestión de calidad es una decisión estratégica de la Organización, y por tanto, esta implementación debe estar incluida dentro de la estrategia, la cual es, esencialmente, un plan estructurado o un método diseñado para alcanzar los propósitos de la Organización.

Durante su trayectoria, toda organización ha desarrollado un conjunto de actividades orientadas a la gestión de la calidad, incluso antes de existir un SGC implementado. Implementar este sistema permite llevar a cabo la gestión de calidad de una manera sistemática y transparente, y de acuerdo a los requisitos establecidos por la Alta Dirección, ya sea según la norma ISO 9001 o cualquier otra norma alternativa aceptable.

Los sistemas de gestión de la calidad tienen que ver con el modo como se dirige una organización en lo relativo a la calidad. La norma ISO 9001:2008 Hace énfasis en que ésta se puede aplicar a organizaciones de cualquier tipo y tamaño, e incluso, se puede aplicar a cualquier aspecto de la gestión, tales como mercadeo, ventas y finanzas, lo mismo que a los negocios básicos. Decidir el grado de aplicación del SGC depende de la Alta Dirección

Después de definir los propósitos y la estrategia, el próximo paso consiste en ver lo que se está haciendo, y qué documentación ya existe. Al hacer esta selección, se puede determinar cuáles son los requisitos de la norma que la organización ya está cumpliendo, y también aquellos que se necesita satisfacer para obtener la conformidad con la norma.

Implementar el SGC conforme a ISO 9001:2008 no implica necesariamente que se deban cambiar las actividades actuales de la Organización o emprender la elaboración de documentos adicionales. En muchos casos, basta realizar pequeñas modificaciones para que un procedimiento o una práctica existente alcance un nivel que satisfaga los requisitos de la norma.

Probablemente se necesite recopilar información que ayude a cumplir con los requisitos de una manera eficaz, sin afectar la rentabilidad de la organización por los costos que se puedan incurrir para obtener los recursos adicionales requeridos. Existen numerosas fuentes a las cuales se puede acudir, en particular, foros y redes sociales, donde constantemente se está publicando sin costo alguno, información o referencias a las mejores prácticas en cada una de las áreas de los sistemas de gestión de la calidad.

Teniendo un panorama claro del SGC actual, y con la información que se haya podido obtener de los clientes y otras fuentes, se debería tener alguna idea de lo que se necesita llevar a cabo para implementar un sistema de gestión de la calidad conforme a ISO 9001:2008, y cuáles beneficios pueden esperar la Organización y sus clientes.

Una vez que tenga claro el panorama, la decisión importante a tomar es si va a seguir adelante. Esto le permitirá ahorrar tiempo y recursos si se da cuenta que después de haber avanzado un buen trecho, el sistema que está implementando no es lo que necesita su organización.

Cuando no se cuente con los suficientes recursos, es conveniente preparar un plan paso a paso, comenzando por la implementación de aquellos aspectos que pudieran generar el mayor beneficio y facilitar la posterior implementación de otros requisitos dependiendo de la naturaleza de la organización.

Si bien un sistema de gestión de la calidad puede contribuir a que se satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas, se debe recordar que es sólo un medio y su implementación no debería ser un fin.

El SGC Le ayudará a asumir una orientación más sistemática en la forma de conducir y operar la organización, aunque no conducirá a una mejora inmediata de los procesos de trabajo o la calidad de su producto y/o servicio, y tampoco resolverá todos sus problemas.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
Junio 2013

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