QUALITYPS Nro. 6. La documentación de los sistemas de gestión de la calidad

Prepare sólo los documentos que necesite. No desperdicie tiempo y recursos en preparar un gran volumen de documentos, pensando que así va a impresionar a clientes, proveedores y otras organizaciones relacionadas.

Facilite la participación de las personas en el proceso de documentación. Haga que ellos redacten sus propios documentos, en sus propias palabras. Luego, designe un equipo reducido que revise la forma y el contenido, así le dará uniformidad al estilo, la redacción y la conformación (Esquemas en capítulos o secciones, manuales y otros).

Use un lenguaje sencillo y comprensible para todos. Asegúrese que las personas que consultarán los documentos manejen la terminología básica de la calidad, por ejemplo: Calidad, requisitos, no conformidad, cliente, necesidades y expectativas, proceso, y otros más.

Se pueden utilizar gráficos y diagramas para complementar los documentos. Sin embargo, no abuse de estas herramientas. Los flujogramas y otros diagramas son útiles pero nunca sustituyen la información detallada de los documentos escritos.

Sea directo, concreto y detallado en la redacción de los documentos. No dé espacio para interpretaciones, pero tampoco se extienda demasiado en explicaciones.

Asegúrese que los documentos estén legibles y en buen estado. Ud podría hacer documentos manuscritos, pero: ¿Está seguro que serían comprensibles para todos? Indudablemente, no.

Asegúrese que las versiones pertinentes y actualizadas de los documentos se encuentren en las áreas de servicio. Esto se puede lograr, siempre y cuando se tenga un proceso eficaz para el control de los documentos.

Asigne las funciones y tareas a personal competente para realizar las actividades que sus responsabilidades involucren. Así, no tendrá que extenderse en detalles innecesarios en el contenido de los documentos.

Utilice mecanismos y procedimientos que faciliten la continua adecuación de los documentos a las realidades de la organización. Los documentos pueden ser una “camisa de fuerza” que obstaculice la Mejora Continua de los procesos en particular, y del desempeño de la Organización en general.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M

Agosto 2007

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