QUALITYPS Nro.54. Identificación y trazabilidad

En la norma ISO 9001:2008, apartado 7.5.3, se establecen los requisitos para la identificación y la trazabilidad:

a. Cuando sea apropiado, la organización debe identificar el producto por medios adecuados, a través de toda la realización del producto.
b. la organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de toda la realización del producto.
c. cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación única del producto y mantener los registros.

La mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, necesitarán en algún momento de sus operaciones seguir la pista de lo que se ha hecho y de lo que todavía falta por realizar. La Identificación y la Trazabilidad son los medios o métodos aplicados con más frecuencia por las organizaciones con este fin.

En cuanto a la identificación, la norma ISO 9001 requiere que ésta sea única y, cuando sea apropiado, se identifique tanto el producto como su estado a lo largo de todo el proceso de realización.

La identificación de un producto o servicio específico es un procedimiento mediante el cual se establece cuál es el producto y su estado en base a un sistema determinado por la organización. En los casos en que el producto deba identificarse, es necesario definir los métodos de identificación utilizados y los registros que hayan de mantenerse. Algunos ejemplos son: El registro de los números de pieza, los números de trabajo, los códigos de barras, el nombre de la persona que realizó el servicio, los códigos de colores o el estado de la revisión y el número de versión de un paquete informático que se esté desarrollando.

La Trazabilidad para la familia de normas ISO 9000 se define como la capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Esta definición es diferente al término utilizado en metrología, donde Trazabilidad se define como la Propiedad del resultado de una medición o el valor de un patrón, por el cual debe ser relacionado con los patrones de referencia, usualmente patrones nacionales o internacionales, a través de una cadena ininterrumpida de comparaciones.

La Trazabilidad consiste en saber de dónde procede un producto o servicio, dónde está en un momento determinado y, en el caso de los servicios, en qué etapa se encuentra. Es seguir la pista de lo que se hace, y de lo que falta por hacer a través de evidencias llevadas en registros y apoyados por un sistema apropiado de identificación .

El estado o “status” de un producto o servicio podría definirse como la situación de ese producto o servicio en un momento dado y que, a menudo, se hace necesario identificar de manera clara. Usualmente el estado es el resultado de una acción o decisión, y en ocasiones señala la espera de una acción o decisión futura. Por ejemplo, un lote de producto aceptado o rechazado, o en espera para su inspección .

El estado de un producto o servicio suele ser temporal, y éste puede cambiar en el momento que sea tomada una acción o decisión por los responsables, después de lo cual se requerirá probablemente cambiar también la identificación de dicho producto o servicio.

Los requisitos de trazabilidad suponen papeleo y costos adicionales, por lo que tiene que establecerse un equilibrio entre la necesidad real de saber y la información superflua.

Si surge una situación que exija por ejemplo retirar un producto del mercado, o determinar la procedencia de un producto defectuoso, , un sistema eficaz de identificación y trazabilidad hará que la tarea resulte mucho más fácil. Si se recibe una queja de un cliente por fallas en el servicio, un sistema eficaz de identificación y trazabilidad hará que resulte mucho más fácil sustituir el servicio de mala calidad y adoptar medidas para evitar que el caso se repita, como por ejemplo, aumentar la formación o revisar las operaciones del proceso.

En algunos casos, la identificación y la trazabilidad son requisitos especificados en los contratos, en los planes de la calidad y/o en los reglamentos. En este caso, los requisitos de identificación y trazabilidad deberían ser indicados en el pedido y tenidos en cuenta durante la revisión de los requisitos del cliente.

El método, o los métodos, de identificación y trazabilidad que usted adopte como adecuados para su empresa deberían ser descritos (por ejemplo, en sus instrucciones de trabajo) de forma que todos conozcan cómo funciona el sistema.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
Octubre 2012

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