QUALITYPS Nro. 42. El principio de Gestión de la Calidad: Toma de decisiones basada en la evidencia

Hoy en día, las decisiones que se toman en las organizaciones se basan en los datos que generan los procesos. La dirección de algunas empresas se han apoyado en su intuición y sus corazonadas para tomar sus decisiones. Cuando éstas son acertadas, se ufanan de ello, pero cuando se equivocan, siempre encuentran a quien culpar.

Las mediciones son la base para recoger los datos necesarios, ya que medir es obtener conocimientos y el conocimiento otorga poder a quien lo posee.

La recopilación y uso de los datos provenientes del proceso es la única forma de garantizar que el trabajo realizado no es producto de razonamientos sin base o del azar.

Las técnicas que permiten identificar las oportunidades de mejora para los procesos deberían basarse en el manejo de los datos reales y no en apreciaciones subjetivas.,

Los procesos generan un gran volumen de datos, pero sólo unos cuantos de ellos tienen significado para la toma de decisiones. A este conjunto de datos se les denomina Información.

La información basada en los datos tomados directamente de los procesos son útiles para determinar su desempeño y el desempeño de los sistemas, para guiar las mejoras y para prevenir los problemas futuros.

Al proporcionar información a los responsables de cada proceso, se les da la oportunidad de mejorar sus resultados y superar sus niveles de desempeño., ya que ellos deberían utilizarla para planificar, controlar y mejorar dichos procesos.

La mayoría de las organizaciones desarrollan sistemas de medición y de información con el propósito de generar los datos y proporcionar la información que asegure el cumplimiento de los requisitos establecidos para el proceso y sus resultados. Sin embargo, no podrán obtener la información necesaria para la toma de decisiones si los datos no son los correctos ni están basados en hechos.

La información será valiosa para la Organización en la medida que esta sea suministrada de manera clara, adecuada, veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Las decisiones relativas a la calidad no deberían basarse en opiniones sino en hechos, ya que a menudo, ambos difieren.

El éxito en la aplicación de las técnicas y herramientas estadísticas depende en alto grado del manejo de datos reales obtenidos del proceso y no en criterios u opiniones, muchos de ellos arraigados en las mentes de gerentes y supervisores.

Las personas que conocen mejor el trabajo son quienes lo realizan; por lo tanto están en una mejor posición para recolectar y suministrar los datos reales e importantes provenientes del proceso.

Es conveniente el uso de gráficos para la presentación de los resultados, lo cual facilita la comprensión de los hechos por la gerencia y por los empleados.

La participación del personal y la comunicación son esenciales para lograr que la información cumpla a cabalidad con su finalidad. La Alta Dirección debería implementar mecanismos que favorezcan la incorporación del personal a los procesos de recolectar, procesar y analizar los datos, así como también, en el suministro de la información pertinente para que la Dirección pueda tomar sus decisiones.

Solo a partir de una información clara, veraz, adecuada y oportuna, basada en datos confiables y reunidos de manera cuidadosa y exacta, la Dirección tendrá bases suficientes para tomar las decisiones requeridas que aseguren la eficacia y la eficiencia de los procesos, y por ende del Sistema de gestión de Calidad.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
Octubre 2011

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